Příprava na konferenci je výzvou pro každého řečníka, odvýběru správného tématu až po zvládání interakcí s publikem. Naštěstí řečníci nemusí tuto výzvu zvládat sami — DevRel (nebo HR v některých firmách) může poskytnout klíčovou podporu. Ale jak?

V tomto článku společně s Kateřinou Raszkou (DevRel v Kiwi.com) a Tomášem Soukalem (řečník, DevRel v Talsec) zkoumáme běžné výzvy, kterým IT řečníci čelí, a jak je překonat.

“Jaký obsah mohu sdílet externě?”

Jednou z běžných obav řečníků je, zda je jejich obsah vhodný pro sdílení externě. Jak může DevRel pomoci:

• Vytvořte seznam potenciálně nešířitelného obsahu

Zahrňte pokyny, kde ověřit kritéria, a uveďte příklady omezených témat

• Nabídněte návod, jak zacházet s „rizikovým“ obsahem

Řečník by měl nejen rozumět tomu, jak identifikovat nešířitelný obsah, ale také jaké kroky podniknout dále. Zajistěte, aby rozuměli schvalovacímu procesu: kdy a v jakém pořadí by měl být obsah přezkoumán. Měli by připravit úplný návrh k revizi, nebo je vhodnější jiný pracovní postup?

Kateřina vysvětluje: “V Kiwi.com máme proces, kdy každý obsah, který má být sdílen externě, je zkontrolován nadřízeným řečníka nebo autora.”

“Co si obléct na pódium?”

Role DevRel/HR zde závisí na podpoře společnosti, ale můžete řečníkovi pomoci následujícími způsoby:

• Firemní merchandising

Pokud je k dispozici, poskytněte oblečení s firemním logem (tričko nebo mikinu/svetr). Pokud to ve firmě není běžné, možná byste to mohli navrhnout — řečníci v oblečení s firemním logem jsou skvělí pro propagaci značky.

• Ujasněte si dress code

Pokud není merchandising možný, pomozte kontaktováním organizátorů akce a potvrďte dress code. Někdy je pro zástupce společnosti jednodušší získat tyto informace než pro samotného řečníka.

• Poskytněte interní pokyny k oblékání

Pokud ani jedna z výše uvedených možností není možná, sdílejte interní pokyny k oblékání v souladu s image a hodnotami společnosti.

“Tohle je můj první veřejný projev a jsem nesmírně nervózní”

Často jsou řečníci nervózní, protože si nejsou jisti svými schopnostmi nebo materiálem. To lze vyřešit praxí pro řečníka. Existuje mnoho formátů, které lze použít v závislosti na vašem kontextu a cílech.

• Zkušební prezentace s týmem řečníka

Skvělý začátek, protože se řečníci cítí uvolněněji mezi svými kolegy, a zároveň je to příležitost získat včasnou zpětnou vazbu.

• Zkušební prezentace s neznámou skupinou kolegů

Lepší, pokud se nějakým způsobem blíží reprezentaci publika (např. několik vývojářů z jiné pobočky vaší společnosti). Tímto způsobem bude řečník trénovat ve více stresujícím kontextu a získá zpětnou vazbu od někoho, kdo je méně zaujatý.

• Pokud je to možné, domluvte neformální setkání s účastníky před akcí

Setkání s účastníky předem snižuje tlak a činí publikum známějším.

• 1-1 Individuální rozhovory s řečníkem

Naslouchejte jejich obavám, prodiskutujte nejhorší možné scénáře a společně se na ně připravte.

Například: “Co když se nikdo nezasměje mému vtipu?” — ujistěte je, že i když vtip nevyjde, nebude to definovat celý projev. Je uklidňující vědět, že jste připraveni i na ten nejhorší možný scénář.

“Jak mohu získat zpětnou vazbu na svůj projev na konferenci?”

Tomáš upozorňuje na problém: “Je těžké zjistit, co fungovalo dobře a které části mého projevu byly vnímány negativně.”

• Zajistěte videozáznam prezentace řečníka

To pomůže uzavřít potřebu zpětné vazby: za prvé, řečníci mohou sami sebe zhodnotit, a za druhé, tento záznam mohou poskytnout kolegům k jejich zpětné vazbě.

• Pokud jste na akci přítomni, věnujte pozornost reakcím publika

Byli zaujatí? Psali si poznámky? Nudili se? Poskytněte zpětnou vazbu na základě jejich chování.

• Využijte hodnocení a zpětnou vazbu shromážděnou organizátory

Často je možné získat cenné poznatky z hodnocení účastníků konference. Nezapomeňte to zkontrolovat a připomenout či upřesnit organizátorům, pokud tato možnost již není k dispozici.

“Jak se mohu dozvědět více o publiku?”

Není vždy jisté, že DevRel ví více o publiku. Ale pokud máte kanály nebo kontakty, které váš řečník nemá, zde je návod, jak můžete pomoci:

• Shromážděte klíčové informace o účastnících

Jaké firmy jsou pozvány, kolik bylo prodáno vstupenek, zda může organizátor poskytnout popis publika, jako je průměrný věk, povolání apod.

• Shromážděte informace o logistice akce

Jaký typ projektoru bude k dispozici, jak budou účastníci sedět, jaký bude časový harmonogram a organizační body týkající se prezentace.

Tímto způsobem bude mít řečník všechny důležité informace a s větší pravděpodobností připraví úspěšný a relevantní projev. A co je nejdůležitější, budou se soustředit na obsah a projev, ne na nervozitu a hledání informací na Googlu.

“Jak vytvořit krásné a poutavé slajdy a co na ně dát?”

Tomáš sdílí: “Připravit poutavé designové prvky je nesmírně těžké.”

Co může pomoci:

• Poskytnutí šablon značky nebo manuálu

Řečník může vyplnit šablony potřebným materiálem, takže později bude potřeba opravit už jen drobnosti.

Kateřina poznamenává, že v Kiwi.com “spolu s naším Brand týmem poskytujeme řečníkům šablony pro veškerý obsah.” Tyto šablony šetří čas a zajišťují konzistenci značky.

• Spolupráce s designovým týmem

Pokud je to možné, koordinujte se s designovým týmem vaší společnosti, aby pomohl s vizuálními prvky.

“Jak zvládnu všechny organizační aspekty přípravy na konferenci?”

Příprava na konferenci zahrnuje řadu technických a logistických detailů. V BEsmart jsme vytvořili Tech Guide, který obsahuje tipy pro různé formáty:

• živá událost (a vy jste jediným řečníkem
• živá událost s více řečník
• online událost
• hybridní událost
  ‍

Podívejte se: memo v PDF v angličtině‍

Příprava na konferenci je složitý proces. Úkolem DevRel je být tím přítelem a poskytovat podporu, kterou kolega po cestě potřebuje. Koneckonců, čím více je řečník spokojený a soustředěný, tím větší je šance, že sami DevRel dosáhnou svých cílů!