Podle statistik LinkedIn je komunikace slabým místem v mnoha oblastech podnikání. Ukážeme vám tyto statistiky a dáme vám tři konkrétní rámce pro zlepšení vašich komunikačních dovedností.

Mezinárodní ekonomické fórum v Davosu určilo, že soft skills jsou klíčové pro všechny obchodní sektory v roce 2020. Velká zpráva LinkedIn z roku 2018 ukazuje, že největší mezera u specialistů jakékoli úrovně je v komunikaci.

Problém je, že je těžké změřit úroveň jakékoli soft skill. Proto v různých průmyslových odvětvích existují různé názory na to, jak profesionální byste měli být v jedné či druhé soft skill.

Dnes realita ukazuje, že musíme věnovat zvláštní pozornost soft skills. V jejich základě jsou některé obecné algoritmy a univerzální struktury.

Kdy potřebujete soft skills?

Otázka komunikace se obvykle objevuje před přípravou na projevy na konferencích, pitchy pro investory, setkáních a jednáních. S vývojem plochých organizačních struktur, které jsou implementovány prostřednictvím agilních přístupů, přibývá komunikačních úkolů. Trend automatizace zatím vyžaduje, abychom interpretovali data a přesvědčili tým o vašich závěrech.

Schopnost specialisty vyrovnat se s těmito úkoly určuje jeho takzvané hodnocení v týmu, ve společnosti nebo v odvětví.

Můj tým a já navrhujeme rozdělit všechny komunikační dovednosti do dvou skupin. První je o prezentovacích dovednostech, druhá o interaktivních dovednostech.

Prezentační dovednosti jsou vždy spojeny s vašimi monologickými projevy. Je to vše o monologu, když musíte popsat produkt, dokázat svou volbu nebo řešení.

Jak rozvíjet vaši prezentovací dovednost?

Působivý přesvědčivý projev se skládá ze 3 částí:

1. Struktura.
2. Argumentace.
3. Důrazy řeči.

1. Struktura

Nejméně úspěšná strategie přípravy na projev je napsat dlouhý text s komplexními větami a pak si jej zapamatovat před zrcadlem. Struktura pomáhá vytvořit váš projev na základě významů a důrazů, které si posluchači odnesou.

Struktura odpovídá na otázky:

• jaké jsou prvky řeči?
• proč se skládá z těchto prvků?
• kde jsou tyto prvky umístěny a proč?
• jak souvisí?
• co si posluchači zapamatují, když opustí konferenci/setkání atd?

My v BEsmart jsme evangelisté pyramidové struktury řeči. Byla vynalezena v McKinsey a přijata jako komunikační standard v mnoha obchodních sektorech po celém světě. Pyramidovou strukturu lze použít pro vědecky náročné obhajoby s obrovskými bloky kódu, inspirující projevy na setkáních a v tête-à-tête pohovorech. Je to hierarchická struktura, kde jsou všechny prvky postaveny od obecného k zvláštnímu, od nejdůležitějšího k detailům.

První věc, kterou musíte udělat pro vytvoření struktury, je pochopit, čeho chcete dosáhnout, abyste přesvědčili posluchače. Cílem řeči nikdy není "informovat", protože nikdo neposlouchá řečníka, aby se stal trochu informovanějším. Lidé vás poslouchají, aby řešili své problémy, aby zjistili, že vaše technologie je nejefektivnější, aby pochopili, že se hodíte pro práci v jejich společnosti. Měli byste zdůraznit svoji hlavní myšlenku.

Hlavní myšlenka se rozkládá na 2 nebo 4 podpůrné myšlenky — ne více, aby pyramida zůstala stabilní a vedla k hlavním závěrům, které dokážou hlavní myšlenku.

Druhá úroveň je úroveň myšlenek nebo kritérií důkazů. Dvě otázky vám pomohou najít relevantní myšlenky:

• co musím dokázat, aby mi lidé souhlasili?
• bude-li důkaz těchto myšlenek dostatečný k rozhodnutí?
  ‍

Pamatujte, že jen pojmenování myšlenek neznamená jejich dokázání. Proto se každá myšlenka druhé úrovně rozkládá na několik dalších důkazů nebo "ilustrací". Zde mohou být použity racionální a emocionální formy: studie, tabulky a diagramy, příklady, fakta a příběhy. To záleží na kontextu.
‍

Teprve nyní, kdy vidíme naši hlavní myšlenku a všechny podpůrné myšlenky, můžeme přejít k přípravě úvodu:

1. Popište situaci: v jakém kontextu se vaše myšlenka objevila, jak vypadá "v naší době" nebo "v našem oboru".
2. Sledujte vývoj situace: uveďte, jaký problém v navrhovaném kontextu vzniká, najděte překážku relevantní pro publikum.

Ponořením se do kontextu vedete publikum k otázce "Co s tím teď děláme?". Odpovědí bude hlavní myšlenka vašeho projevu. Vše, co zbývá, je přidat na konec pyramidy závěr, který shrnuje všechny myšlenky a opět vede publikum k hlavnímu prohlášení.
‍

‍
‍Zkontrolujte strukturu svého projevu na základě tří pravidel pyramidy:

• Myšlenky každé úrovně by měly zobecňovat myšlenky seskupené úrovní níže
• Myšlenky v každé skupině by měly být vždy vzájemně propojené a stejného typu
• Myšlenky v každé skupině by měly jít v logickém pořadí: od konkrétního k obecnému, v chronologickém pořadí nebo jinak

2. Argumentace

Argumentace vyžaduje, abychom neustále odpovídali na otázku "Proč?" To vám umožní vyhnout se kognitivním zkreslením a vést posluchače podle logiky, kterou používáme. Všichni přeceňujeme naši schopnost vyvozovat závěry ze sady faktů a chápat, jak ostatní lidé myslí. Pro vytvoření soudržné argumentace používáme metodu konečných významů: pro každé tvrzení se ptáme alespoň třikrát po sobě jdoucích otázek "Proč?".

3. Důrazy řeči

Story boarding je technika, kterou jsme převzali z video produkce a používáme ji i když nepotřebujeme žádnou vizualizaci. Ve skutečnosti jde o tabulku tří sloupců: struktura řeči, časování každého bloku, důrazy.

Například tvoříme pitch pro investory a máme na to jen 5 minut. Rozhodli jsme se mluvit o týmu na začátku projevu. Teď se pokusme pochopit "Proč?".

Odpověď "protože to navrhli sponzoři" není fantastická. Budeme vám povídat o týmu, protože to může být důvod, proč si nás investoři všimnou. Proč? Protože náš tým pokrývá 100 % potřebných kompetencí.

Takto ověříme, že argument "tým" logicky vede k hlavní myšlence — stojí za to do našeho projektu investovat. Specifický "společný zážitek", který jsme našli pro argument "tým", zabrání posluchačům, aby svou logiku odvedli neočekávanými směry.

Je to důraz, který ukážeme v komprimovaném projevu a rozložíme do slidů v prezentaci, pokud je to nutné.

Můžeme vidět jasné časování každého bloku, na základě celkové struktury a požadované délky vystoupení. To vám umožní změnit a zkoušet projev modulárním způsobem, přeskládat bloky na místech bez ztráty jejich významu.